Každý kongres je výsledkem spolupráce mnoha lidí, která se rozbíhá až tři roky před samotným kongresem. Pořádající Universala Esperanto-Asocio reprezentuje Kongresa Fako, pořádající zemi reprezentují členové Loka Kongresa Komitato (místní kongresový výbor). Ten začíná pracovat přibližně rok před konáním kongresu.

Tento výbor připravuje program o hostitelské zemi, vyhledává místní umělce pro Národní večer, organizují výlety pro účastníky. Díky znalosti místa a jazyka pomáhají Kongresovému odboru (Kongresa Fako) při komunikaci s místními institucemi. Dále zajišťují propagaci kongresu a komunikují s médii. Výbor se schází zpravidla jednou měsíčně, s blížícím se termínem kongresu se pak schází častěji.